Kartu Utang

PENCATATAN TRANSAKSI KE DALAM BUKU PEMBANTU KARTU UTANG

A. Pengertian Buku Pembantu Kartu Utang

Kartu utang merupakan salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Sedangkan isi dari formulir pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi , keterangan, nomor bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo. Perhatikan contoh gambar kartu utang pada suatu perusahaan berikut.

 

B.  Fungsi Kartu Utang

Dengan adanya buku pembantu kartu utang maka perusahaan dapat mengetahui saldo utang perusahaan kepada masing masing kreditur

C. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Pencatatan Dokumen Transaksi dalam Kartu Utang 

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan dokumen transaksi dalam kartu utang :

1.  Keabsahan dokumen transaksi, misalnya faktur pembelian perlu diperiksa apakah sudah disetujui oleh bagian pembelian, apakah cocok dengan data laporan penerimaan barang, dan apakah perhitungan materil di dalamnya sudah benar;

2.     Dokumen transaksi dicatat dalam kartu utang kreditur yang tepat dengan jumlah rupiah yang benar. Misalnya faktur pembelian dari PT Amanda dicatat dalam kartu Utang PT Arimba;

3.   Catatan dalam kartu utang menunjukan data yang lengkap, sehingga data yang diperlukan untuk penyusunan laporan utang mudah diidentifikasi. Misalnya syarat pembayaran atau tanggal jatuh tempo pembayaran.

 D. Transaksi yang Mengakibatkan Mutasi Utang

Transaksi yang mengakibatkan mutasi utang, antara lain sebagai berikut:

1.     Pembelian Kredit dicatat dalam jurnal pembelian atas dasar faktur pembelian yang diterima dari pemasok. Transaksi pembelian kredit akan berpengaruh positif terhadap saldo utang.

2.     Retur Pembeliann dicatat dalam jurnal retur pembelian berdasarkan  nota debet/kredit yang digunakan sebagai bukti pengembalian barang (retur pembelian) yang dibeli dengan cara pembayaran kredit. Transaksi retur pembelian berpengaruh negatif terhadap saldo utang

3.      Pembayaran / pelunasan Utang dicatat dalam jurnal pengeluaran kas disertai dengan bukti kas keluar. Transaksi pengeluaran kas berpengaruh negatif terhadap saldo utang. Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melaui kas,

Berikut adalah bagan alur mutasi utang yang diakibatkan oleh ke-empat transaksi tersebut :

 

E. Pencatatan Mutasi Penambahan Saldo Utang

Langkah-langkah  pencatatan mutasi penambahan utang ke dalam buku pembantu kartu utang : 

1. Identifikasi terlebih dahulu transaksi pembelian kredit yang berpengaruh positif atau menambah saldo utang  

2. Catat transaksi pembelian kredit pada Jurnal Pembelian 

3. Selanjutnya masuk pada buku pembantu kartu utang, pada kolom “Tanggal”, isikan tanggal terjadinya transaksi pembelian kredit 

4. Pada kolom “No.Bukti” isikan nomor faktur pembelian kredit 

5. Pada kolom “Keterangan” isikan nama jurnal, yaitu Jurnal Pembelian 

6. Pada kolom “Mutasi” isikan jumlah uang pada transaksi di tanggal tersebut, tepatnya di kolom “Kredit” 

7. Pada kolom “Saldo” isikan jumlah uang setelah adanya transaksi pembelian kredit

 

F. Pencatatan Mutasi Pengurangan Saldo Utang 

Langkah-langkah  pencatatan mutasi pengurangan utang ke dalam buku pembantu kartu utang :

1.    Identifikasi terlebih dahulu transaksi retur pembelian / pelunasan utang yang berpengaruh negatif atau mengurangi saldo utang

2.    Catat transaksi retur pembelian pada Jurnal Retur Pembelian, dan pelunasan utang pada Jurnal Pengeluaran Kas

3.    Selanjutnya masuk pada buku pembantu kartu utang, pada kolom “Tanggal”, isikan tanggal terjadinya transaksi retur pembelian / pelunasan utang

4.    Pada kolom “No.Bukti” isikan nomor bukti kas keluar/nota kredit/debit

5.    Pada kolom “Keterangan” isikan nama jurnal, yaitu Jurnal Retur Pembelian / Jurnal Pengeluaran Kas

6.    Pada kolom “Mutasi” isikan jumlah uang pada transaksi di tanggal tersebut tepatnya di kolom “Debit”

7.    Pada kolom “Saldo” isikan jumlah uang setelah adanya transaksi retur pembelian / pelunasan utang

G. Rekapitulasi Saldo Utang 

Merupakan daftar yang menunjukkan total mutasi dan saldo utang kepada masing-masing Kreditur. Pencatatan ke dalam daftar Rekapitulasi Saldo Utang dilakukan setiap periode berdasarkan mutasi dalam kartu utang. Berikut merupakan contoh Rekapitulasi Saldo Utang.